Horacio

No momento em que se iniciam as férias de julho, vale a pena lembrar um antigo costume que não faz nenhum sentido: deixar para planejar as ações de comunicação da escola para o ano seguinte só para depois do Natal. Pode anotar: não vai ajudar em nada esperar o final do ano, é pura perda de tempo. O melhor a fazer é antecipar-se e arregaçar as mangas assim que as aulas recomeçarem. A partir de agosto, as escolas têm poucos meses e o trabalho é enorme para reter e atrair alunos. A questão é: por onde começar?

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Comece pelo princípio: promova reuniões internas, discuta o assunto com os coordenadores, convide à participação seu pessoal de comunicação e outros profissionais, de dentro e de fora da escola, conforme seu interesse, planeje as ações para os próximos meses e determine, também, prazo e cronograma para cada trabalho. A seguir, confira como estão seus materiais, fichas de entrevista inicial, de reserva de vaga, de matrícula, de pesquisa, entre outras. Olhe com cuidado e veja se não falta algum material de divulgação da escola ou se ele não precisa ser atualizado. Verifique também os relatórios de atendimento dos pais durante o ano e a lista de nomes e endereços dos visitantes para contatá-los e avisá-los que as matrículas estão abertas. Examine como está a apresentação da escola para recepcionar pais novos: se ela precisar ser alterada, comece a trabalhar desde já. Providencie a atualização das informações do site, isso costuma levar tempo. Dedique mais atenção ao seu pessoal de atendimento: como eles vão recepcionar os pais, quem será encarregado de registrar por escrito os dados dos visitantes, quem ficará responsável pelo atendimento telefônico. Aproveite para estabelecer ou reforçar as parcerias com outras escolas da região para encaminhamento de alunos. Ponha-se no lugar dos pais e prepare uma lista de Perguntas&Respostas que contenha as principais dúvidas que possam surgir sobre a escola e use a listagem para uniformizar o discurso sobre a escola. E não se esqueça dos acessórios: uma pintura aqui, uma reforma ali, nas cortinas, nas carteiras, nos banheiros, na recepção, no jardim, no pátio, esses pequenos detalhes que fazem a diferença para os pais exigentes e observadores. Lembrando que tudo isso tem que ser feito sem descuidar um instante dos pais atuais. Em poucas palavras: tudo tem que estar perfeito. E todos, do diretor ao porteiro, precisam estar afinados e trabalhando entrosados uns com os outros.
Para concluir esse check-up, faça o seu próprio diagnóstico e veja também o que você precisa para ficar em plena forma para 2011. Sem estar 100%, você talvez não tenha energia suficiente para lidar com tudo o que virá pela frente.
E quando chegar o Natal, relaxe: você vai ter só o trabalho de pensar no cartão de Boas Festas para a sua escola enviar.